مایکل هیت نویسنده کتاب مجالی برای تمرکز است. او در این کتاب به نکات فوق العاده ای در مورد بهره وری اشاره می کند. این کتاب عصاره ای از مشاوره های او است و با…
مایکل هیت نویسنده کتاب مجالی برای تمرکز است. او در این کتاب به نکات فوق العاده ای در مورد بهره وری اشاره می کند. این کتاب عصاره ای از مشاوره های او است و با این هدف نوشته شده است که “هدف نهایی از بهره وری انجام کارهای صحیح است و نه انجام تعداد کارهای بیشتر”. بخشی از این کتاب به موضوع تفویض اختیار و عدم تمرکز سازمانی اشاره می کند. موضوعی که برخی از مدیران به آن توجهی نداشته و با این تفکر که تمام کارها را باید خودشان انجام دهند چون بهتر از کارمندانشان از پس کارها برمی‌آیند (همان تفکر مدیریت اختاپوسی)، باعث ورود آسیب های متعدد به سازمان می‌شوند.
مایکل هیت در بخشی از کتاب، پیام مهمی برای مدیران و همه کسانی که فکر می کنند افزایش ساعات کاری، باعث افزایش بهره وری می شود، دارد. او می گوید: کار کردن بیش از 50 ساعت در طول هفته، الزاما باعث افزایش بهروه وری شما نخواهد شد بلکه اثر معکوس نیز، دارد. در واقع تحقیقات نشان داده اند که هرچقدر بیشتر از 55 ساعت کار کنید از میزان کار مفیدتان بیشتر کاسته خواهد شد.
با این مقدمه، می خواهیم در این مقاله به سراغ ابعاد مختلف موضوع کلیدی تفویض اختیار، ارکان، مزایا، موانع و اصول آن برویم. همراه رشدانا باشید.
Delegation of Authority معادل مفهوم تفویض اختیار است که توسط آن، مدیران قسمتی از اختیارات خود را به کارکنان واگذار میکنند. توجه کنید که این انتقال اختیارات، شامل انتقال مسئولیت نهایی کارها نیست. در ماتریس آیزنهاور هم به این نکته اشاره می‌شود که برای دستیابی به موفقیت و مدیریت بر زمان، بایستی کارهای دارای اولویت کمتر را به دیگران سپرد.
بنابراین، یک مدیر خوب و شایسته می داند که تفویض اختیار، راه حل مناسبی برای تمرکز زدایی است، پس کارهای دارای اولویت بالا را خودش انجام می‌دهد و با واگذاری کارهای دیگر، از سایر استعدادهای موجود سازمان برای پیشرفت امور به خوبی بهره می‌برد.
پیش از پرداختن به ارکان و اصول حاکم بر تفویض کردن اختیارات، به برخی از مزایای تفویض اختیار اشاره می کنیم.
عواملی که باعث تحقق تفویض اختیار Delegation of Authority می شوند، شامل عناصر زیر هستند:
اختیار در هر شرایطی از بالا به پایین منتقل می‌شود و حقی است که به واسطه آن، مدیریت منابع انسانی که همان مدیران رده بالا هستند، دستور به انجام کار و صدور حکم نسبت به افراد رده های پایین تر را می دهند. البته در اینجا فرد زیر دست، قادر است که حکم یا دستور مافوق خودش را نپذیرد. دقیقا در همین نقطه است که می‌توانید تفاوت قدرت و اختیار را درک کنید. زیرا در مفهوم قدرت، افراد زیر دست، مجبور به پذیرش هستند، در حالی که در اختیار، ما شاهد وجود حق انتخاب بر پذیرش یا رد دستورات هستیم.
هنگامی که فرد، دستور یا حکم مافوق خود را بپذیرد، بایستی تمام اموری که به او محول شده را به درستی انجام دهد و اصطلاحا مسئولیت کارها، متوجه او است. اگر در فرآیند مسئولیت دادن، اختیارات کافی به افراد داده نشود، آن ها در انجام امور خود محدودیت داشته و این امر باعث ایجاد نارضایتی در کارکنان خواهد شد.
اگر فرد مسئولیت کارهای محوله را پذیرفت و آن ها را به خوبی انجام داد، عاملی به نام پاداش، موجب تشویق او می‌شود.
پاسخگویی یعنی اینکه نسبت به عدم انجام صحیح وظایف و امور محوله، آماده ارائه توضیح باشید. به طور کاملا خلاصه و ساده، پاسخگویی یعنی نسبت به نتیجه نهایی کارها، جوابگو باشید. دقت کنید که اگر به عنوان مثال، مسئولیتی را از جانب معاون نیروی انسانی شرکت تان دریافت کردید؛ تمام مسئولیت حسن انجام کار بر دوش شما قرار دارد.در مقابل، اگر در مسئولیت های خود، به خوبی عمل نکنید، علاوه بر شما، معاون نیروی انسانی نیز، بایستی در برابر مدیر شرکت پاسخگو باشد.
در واقع, هیچ تفویض اختیاری باعث نمی‌شود که مقام بالاتر، از پاسخگویی نسبت به عدم انجام کار از سوی زیر دستان، مبری شود.
هر مدیر ارشدی موظف است که هنگام تفویض کردن اختیاراتش، به قواعد زیر توجه نماید:
علی رغم تمام مزایا و ویژگی های خوبی که برای این مفهوم بیان کردیم، اما همچنان برخی از مدیران به دلایل زیر، تمایلی به انجام این کار ندارند.
اگر به عنوان یک مدیر در رده های مختلف سازمانی قصد دارید بخشی از اختیارات خود را به کارکنان تان تفویض نمایید، در ابتدای امر باید با مفهوم وحدت فرماندهی آشنا باشید. وحدت فرماندهی به این معنا است که هر کارمند فقط توسط یک مدیر یا رهبر باید سازماندهی شود. بنابراین، همان مدیر یا رهبر نیز نسبت به اختیارات و وظایفی که به کارمندان واگذار کرده و همچنین نسبت به نوع عملکرد کارکنان، باید پاسخگو باشد و نه هیچ یک از مدیران دیگر.
هر یک از وظایف و کارهایی که باید انجام شوند، روش های انجام امور، حتی نتایجی که از اتمام امور مورد انتظار است باید به طور کاملا شفاف، مشخص شوند. مرجع تفویض کننده اختیارات (هر یک از مدیران یا کارمندان بالادستی که اقدام به تفویض اختیار نموده است) باید نسبت به انجام صحیح امور اطمینان یافته و عملکرد کارکنان را تأیید نماید.
در تفویض اختیار، مسئولیت و اختیار بسیار به هم نزدیک اند. از این رو، مدیران باید توجه کافی به این موضوع داشته باشند که اختیارات تفویض شده به کارمندان، دقیقا مطابق با میزان مسئولیت های آنان باشد. به عنوان مثال نمیتوان امور مالی شرکت را به یکی از حسابداران تفویض کرد و در مقابل از او توقع داشت که به دنبال این تفویض، امور حقوقی شرکت را نیز انجام دهد.
آنچه در تفویض اختیار کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، میزان ارتباط و تعاملات مدیر و کارمندان است. از سوی دیگر، اگر ارتباط میان مرجع تفویض کننده و کارمند به درستی شکل نگیرد باعث ایجاد سوء تفاهم های بسیار میان این دو خواهد شد.
به این ترتیب، بسیار مهم است که هم مسئولیت ها و هم اختیارات شفاف باشند و هر دو طرف تفویض اختیار، به طور مداوم در انجام کارها و پیگیری امور با یکدیگر در ارتباط باشند.
یکی از اصول مهم در تفویض اختیار این است که اختیارات میتوانند تفویض شوند اما مسئولیت ها نه. این امر به این معنا است که یک مدیر نمیتواند مسئولیت انجام امور تفویض شده به کارمندانش را از خود سلب کند و در هر صورت، مسئولیت نهایی وظایف واگذار شده به کارمندان، متوجه مرجع تفویض کننده خواهد بود.
هر یک از مدیران برای تفویض اختیارات خود ابتدا باید به طور دقیق شرح وظایف و اختیارات خود را بررسی نموده، سپس اقدام به واگذاری اختیارات خود به کارمندان نمایند. به عبارت دیگر، مدیران به هیچ وجه نمی‌توانند اختیارات خود را به دیگری تفویض نمایند مگر آنکه از محدوده اختیارات شان به طور کامل مطلع باشند. در همین راستا، شرح کاملی از وظایف، حدود اختیارات و حوزه عملکرد هر یک از مدیران باید وجود داشته باشد تا بتوان فرایند تفویض اختیار را اجرا نمود.
متأسفانه بسیاری از مدیران در رده های مختلف سازمانی، با این تفکر که همچون یک هشت پا یا اختاپوس با دست های فراوان، از پس تمام امور برمی آیند؛ باعث کاهش بهره وری و عدم موفقیت سازمان می‌شوند. بنابراین در این مقاله تلاش کردیم، به وجوه مختلف یکی از مفاهیم ارزشمند سازمانی به نام تفویض اختیار، بپردازیم و شما را با اصول، موانع، مزایا و ارکان آن آشنا نماییم.
امیدواریم این مقاله برای شما کاربردی بوده باشد. به نظر شما واگذاری مسئولیت به دیگران توسط مدیران، چه کاربردهایی می تواند داشته باشد و تا چه اندازه در افزایش بهره وری سازمان تاثیرگذار است؟ نظرات خوبتان را با ما در میان بگذارید.
Human Resource Generalist
استخدام موفق با مدیر منابع انسانی محقق می شود
