همان طور که می‌دانید انجام تمامی کارهای مدیریتی یک سازمان، توسط یک نفر، تقریبا غیرممکن است. درواقع امکان ندارد که مدیر یک مجموعه بتواند به تنهایی تمامی کارها را انجام دهد! در این صورت باید…
همان طور که می‌دانید انجام تمامی کارهای مدیریتی یک سازمان، توسط یک نفر، تقریبا غیرممکن است. درواقع امکان ندارد که مدیر یک مجموعه بتواند به تنهایی تمامی کارها را انجام دهد! در این صورت باید تفویض اختیار صورت بگیرد تا اهداف ضروری سازمان محقق شود. منظور از تفویض اختیار این است که اختیار و قدرت از سوی مدیر به سمت زیردستان تقسیم شود. در این مقاله قصد داریم موانع تفویض اختیار را بررسی کنیم. با رشدانا همراه باشید.
در هر سازمانی یکی از حیاتی‌ترین کارها، تفویض اختیار توسط مدیر آن مجموعه است. مدیری که نتواند به درستی این کار را انجام دهد، مجبور خواهد شد کارهای چندبرابر وظایف خود را انجام دهد. بنابراین یکی از مهم‌ترین مسائلی که هر مدیر باید به خوبی به آن تسلط داشته باشد، تقسیم وظایف به صورت صحیح، بین نیروهای کار است. البته به جز عدم توانایی مدیر در تفویض اختیار، موانع دیگری نیز در انجام درست این کار دخیل هستند. در ادامه به شما خواهیم گفت که موانع تفویض اختیار یا (Barriers To Delegation) کدامند.
گاهی اوقات در یک مجموعه پیش می‌آید که هیچ‌کدام از اعضا، وقت آزاد برای انجام وظایف مضاعف را ندارند. در این صورت ممکن است مدیر آن سازمان با خود اینطور فکر کند که محول کردن مسئولیت جدید به نیروهای کار، سبب رنجیدن آنان خواهد شد. با این اوصاف این دسته از مدیران تصمیم می‌گیرند که خستگی و فشار کاری مضاعف را به جان بخرند و کارهای عقب مانده را خودشان انجام دهند!
برای اینکه یک مجموعه بتواند به اهداف خود برسد، در ابتدا مدیر باید بتواند به کارکنان خود اعتماد کامل داشته باشد. اما گاهی اوقات در واقعیت این اتفاق رخ نمی‌دهد! برخی از مدیران همواره بر این باورند که خودشان کارها را بهتر از بقیه انجام می‌دهند! مدیرانی که این تفکر را دارند، از سپردن وظایف به نیروی کار اجتناب می‌کنند. همین امر سبب ایجاد فشار کاری و درنهایت خستگی مضاعف و دلسردی فرد از کار خواهد شد. این دسته از مدیران باید به این باور برسند که با تفویض اختیار به کارمندان خود، می‌توانند مهارت‌هایشان را به آن‌ها منتقل کنند.
مدیران زیادی تصور می‌کنند که اگر تقسیم وظایف انجام دهند، ممکن است از برنامه‌های خود عقب بمانند و کارها به آهستگی پیش بروند. این باور ممکن است در ابتدا صحیح به نظر برسد، اما به راستی چرا این طرز تفکر ایراد دارد؟ این باور، باعث عدم رشد مهارت‌های مدیر شده و سبب می‌شود تا آن فرد به عنوان یک مدیر، همواره بر کارهایی که سایر کارمندان می‌توانند انجام دهند، تمرکز داشته باشد. علاوه بر موانعی که ذکر شد، موارد زیر نیز از سایر موانع تفویض اختیار می‌باشند.
زمانی که مهارت‌های خود را به سایر کارمندان یا همکاران آموزش می‌دهیم و مسئولیت‌های خود را بین آن‌ها تقسیم می‌کنیم، ممکن است این باور در ما ایجاد شود که شاید جایگاه شغلی ما در مجموعه چندان مهم و ضروری نباشد! این تفکرات سبب ایجاد تنش در سازمان و مانع رشد و توسعه کل گروه خواهد شد. در حالی که واقعیت این است که سرمایه‌گذاری بر روی دیگران، این فرصت را در اختیار شما می‌گذارد که در سایر زمینه‌های مرتبط نیز پیشرفت کنید و ارزش جایگاه خود را در سازمان چندین برابر نمایید. بنابر آنچه که گفته شد، آموزش مهارت‌های خود و تفویض اختیار به دیگران هیچ صدمه‌ای به جایگاه شما وارد نمی‌کند، بلکه آن را باارزش‌تر نیز خواهد کرد.
برخی مدیران این‌گونه تصور می‌کنند که اگر یک کار ساده و پیش پاافتاده را به کارمندان خود محول کنند، ممکن است به آن‌ها توهین شود و این کار عادلانه و اخلاقی نیست! اما در واقعیت اینطور نیست و پیشنهاد می‌کنیم از یک چشم‌انداز دیگر به این مسئله نگاه کنید. رفتار شما زمانی ناعادلانه می‌شود که بر این باور باشید که خودتان فلان کار را بهتر از سایرین انجام می‌دهید و از سپردن وظایف به افرادی که در آن کارها مهارت دارند، خودداری کنید و فرصت یادگیری و تجربه را از آن‌ها دریغ کنید.
درواقع زمانی که شما به عنوان یک مدیر، کاری را ساده و بی‌ارزش قلمداد می‌کنید، هیچ‌وقت نمی‌توانید اهمیت و ارزش واقعی آن را متوجه شوید. بسیاری از همین وظایف ساده، ممکن است به منزله پاشنه آشیل مجموعه شما باشند و در صورتی که به هر دلیلی انجام نشوند و یا در انجام آن‌ها تاخیر شود، سازمان را با مشکلات جبران ناپذیری روبرو کند. بنابراین خوب است که همواره این نکته را به یاد داشته باشید که واگذاری مسئولیت‌ها به دیگران، مخصوصا افراد با تخصص‌های مربوطه، سازمان شما را قوی‌تر می‌کند و به هیچ عنوان توهین تلقی نمی‌شود.
برخی از مدیران به هیچ وجه حاضر نیستند که وظایف خاص را به سایر کارکنان واگذار کنند. درواقع آن‌ها بر این باورند که کارمندانشان، توانایی و مهارت لازم برای انجام برخی امور را ندارند و ممکن است وظیفه محوله را با کیفیت لازم انجام ندهند. برای چنین تصوری، می‌توان دو دلیل ذکر کرد. اول آن که نیروهای انسانی سازمان شما واقعا توانایی انجام وظایف را ندارند. دلیل این بی‌کفایتی نیروها این است که مدیریت مجموعه نتوانسته آن‌ها را در جهت اهدافشان توانمند کند و یا در انتخاب و استخدام نیروی موردنظر کوتاهی شده است. دومین علت ممکن است که واقعی نباشد! به عبارتی دیگر، این بدبینی مدیر نسبت به کارکنانش است که مانع تفویض اختیار می‌شود.
گاهی اوقات مدیران دچار این ترس می‌شوند که اگر وظایفشان را به کارمندان تحت مدیریت خود بسپارند، ممکن است آن‌ها وظایف محوله را بهتر از خودشان انجام دهند. همین ترس باعث می‌شود که مدیران از برون‌سپاری کارها و تفویض اختیار خودداری کنند. لازم است بدانید که بزرگان مدیریت، همواره تاکید می‌کنند که کارمندان باهوش‌تر و برتر از خودتان استخدام کنید که بتواند به بهترین شکل کارها را انجام دهد و بخشی از بار مسئولیت را از روی دوش مدیران بردارد.
معمولا در سازمان‌های مختلف مدیران می‌توانند برای رسیدن به اهداف مجموعه، کارهایی که به آن‌ها محول می‌شود را بین کارمندان خود تقسیم کنند. در قوانین سازمان‌ها به این کار تفویض اختیار می‌گویند. اما در برخی از مجموعه‌ها بنا به دلایلی، این کار به درستی انجام نشده و مدیر آن سازمان، فشار کاری زیادی را متحمل می‌شود. در این مقاله چند مورد از مهم‌ترین موانع تفویض اختیار را بررسی کردیم.
امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد. به نظر شما چه راه هایی برای از بین بردن این موانع و تصحیح طرز فکر مدیران وجود دارد تا بتوانند با تقسیم وظایف، کارها را به بهترین نحو ممکن انجام دهند؟ نظرات عالی خودتان را با ما در میان بگذارید.
Human Resource Generalist
استخدام موفق با مدیر منابع انسانی محقق می شود
