بازخورد یا همان فیدبک ابزاری است که به منظور تقویت رفتار صحیح و حمایت از تغییرات رفتار در محیط‌های کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. ارائه بازخورد و دریافت انتقادات بدون غرض درباره مسائلی که نیازمند…
بازخورد یا همان فیدبک ابزاری است که به منظور تقویت رفتار صحیح و حمایت از تغییرات رفتار در محیط‌های کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. ارائه بازخورد و دریافت انتقادات بدون غرض درباره مسائلی که نیازمند بهبود هستند، تاثیرات چشم‌گیری در ارتقا عملکرد کارمندان دارد. در این مقاله همه چیز را درمورد مفهوم فیدبک مثبت، نحوه ارائه و دریافت آن و میزان اثرگذاری آن در محیط کار شرح خواهیم داد.
به طور کلی، فیدبک مثبت شامل مواردی مانند نقاط قوت، موفقیت‌ها و دستاوردهای افراد می‌شود و تاثیر قابل توجهی در میزان بهره‌وری و کارآیی کارکنان دارد. ارائه و دریافت چنین بازخوردهایی می‌تواند برای همه مفید باشد و نیز در زمره عملکردهای مدیریتی جا می‌گیرد. اما به غیر از مدیران، همکاران نیز در محیط کار می‌توانند بازخوردهای مثبت خود را به یکدیگر ارائه دهند و با یادآوری نقاط قوت به یکدیگر، انگیزه همکاران خود را دوچندان کنند. دریافت فیدبک مثبت به افراد مختلف کمک می‌کند تا بتوانند از مهارتهای خود آگاه شوند، برای ارتقا آن‌ها تلاش کنند، زمینه پیشرفت خود را گسترش دهند و در محل کار احساس آرامش داشته باشند.
برای آن که بتوانید یک بازخورد مثبت و یا حتی منفی با قدرت تاثیرگذاری بالا ارائه دهید، پیش از انتقال به مخاطب، باید به طور کامل جزئیاتش را بررسی کنید. اگر در شرایطی قرار گرفته‌اید که می‌توانید فیدبک مثبت داشته باشید، تلاش کنید تا جزئیات را طوری در نظرات خود بگنجانید تا مخاطب به طور کامل از دلیل مثبت بودن نظر شما مطلع شود. بدین ترتیب، او از عملکردهای مثبت خود آگاه می‌شود و تلاش می‌کند تا همان مسیر را ادامه و بهبود دهد. برای فهم بهتر این موضوع، به مثالی که در ادامه مطلب آورده‌ایم توجه کنید.
نحوه ارائه شما فوق‌العاده بود. در این پروژه شما توانستید با به کارگیری حقایق و بدیهیات از دلایل خود دفاع کنید. همچنین تحلیل شما از موضوع بسیار خلاقانه و زیرکانه بود. مهارت بالای شما در ارائه، سبب شد تا مخاطبانتان در هنگام برقراری ارتباط، پاسخ مثبت دهند و اطلاعاتشان را با شما به اشتراک بگذارند.
همان‌طور که در این مثال واضح است، گوینده جزئیات خاصی که در کیفیت ارائه تاثیرگذار بوده را به مخاطب یادآوری می‌کند. بدین ترتیب فرد می‌تواند از نقاط قوت خود آگاه شود، آن‌ها را در آینده نیز تکرار کند و تلاش کند همان مهارت‌ها را به طور کامل‌تری به دست آورد. به طور خلاصه برداشتی که از این مثال می‌شود، به شرح زیر است:
در چنین مثالی، اگر بازخورد مطرح شده مبهم بود و در حد چند جمله مختصر بیان می‌شد، بدون شک فرد ارائه دهنده پی به نقاط قوت خود نمی‌برد و نمی‌دانست که کدام ویژگی‌ها را می‌تواند در ارائه‌های بعدی نیز حفظ کند. بنابراین در دفعات بعدی اگر شرایطی برایتان فراهم شد که زمان ارائه بازخورد مثبت را داشتید؛ این مثال را به خاطر آورید و به بهترین شکل نقاط قوت فرد را به او یادآوری کنید.
نحوه ارائه فیدبک باتوجه به شرایط و افراد، می‌تواند متفاوت باشد. اما یک سری روش‌های کلی برای این کار وجود دارند که می‌توانید در هنگام ارائه بازخورد، آن‌ها را در نظر داشته باشید. این روش‌ها به طور خلاصه عبارتند از:
علاوه بر مواردی که گفته شد، بازخوردهای مثبت خود را موکول به بررسی عملکرد سالانه کارمندان نکنید! در واقع بازخوردهای مثبت و انتقادات اصولی باید در زمان درست خود و نزدیک به اتفاق رخ داده، اظهار شوند. در غیر این صورت از تاثیرگذاری فیدبک شما کاسته می‌شود. اگر شما نظراتتان را درست در لحظه عملکرد ابراز کنید، فیدبک شما در ذهن مخاطب ثبت شده و او می‌داند که دفعه بعد چه کارهایی را باید یا نباید انجام دهد.
برخی از افراد با دریافت انتقادات شروع به رشد می‌کنند، اما این موضوع نباید به صورتی باشد که فقط بازخوردهای منفی را به سوی آن‌ها روانه کنیم! دریافت مداوم بازخوردهای منفی، روحیه و انگیزه فرد را از بین برده و بهره‌وری را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. همچنین انتقادات پی در پی باعث می‌شوند تا کارمندان به مرور زمان به تاثیر عملکردشان بر روی شغل خود بی‌توجه شوند و یا فکر کنند که در جایگاه خود به اندازه کافی تاثیرگذار نیستند. بنابراین ارائه بازخوردهای مثبت و دریافت آنان از سوی کارمندان، مزایای زیادی دارد که در ادامه به شرح آن‌ها می‌پردازیم.
بازخورد شما نسبت به عملکرد درست افراد سبب افزایش تعامل آن‌ها با وظایفشان و سایر همکارانشان می‌شود. افزایش و بهبود تعاملات در محیط کار، نتایجی مانند سهولت در به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و حل مشکلات ایجاد شده، دارد.
ارائه و دریافت بازخوردهای مثبت، متناسب با اصول سازمان و همکاران، باعث ارتقا کیفیت رفتار و بروز اقداماتی می‌شود که کارفرما از تمامی افراد مجموعه انتظار دارد. بنابراین این موضوع به شما کمک می‌کند تا در جایگاه خود موفق شوید و در مسیر شغلی خود رو به جلو حرکت کنید.
ارائه بازخوردهای مثبت سبب بهبود مهارت کارکنان و ارتقا کیفیت کار و رفتار آنان می‌شود. حتی اگر پیش از بیان نظر مثبت شما، کارکنان عملکرد خوبی داشته باشند، باز هم این نتیجه حاصل خواهد شد. همچنین بهبود عملکرد، بهره‌وری کارکنان را افزایش داده و به دنبال آن منفعت شغلی و سودآوری شرکت نیز بیشتر می‌شود.
فراهم شدن یک محیط مثبت و حمایتی به دلیل ایجاد حس خوب و انگیزه در کارکنان، سبب افزایش بهره‌وری و کاهش فرسودگی شغلی می‌شود. به طور کلی، در نتیجه بازخوردهای معنادار و مثبتی که به صورت مستمر از جانب مدیران یا بین همکاران رد و بدل می‌شود، مواردی مانند افزایش بهره‌وری، صرفه‌جویی در هزینه‌های مجموعه و محقق شدن اهداف سازمان رخ می‌دهد.
همان‌طور که گفته شد، ارائه بازخوردهای مثبت می‌تواند تاثیرات زیادی در بهبود عملکرد کارکنان داشته باشد. زمانی که شما به عنوان مدیر یک مجموعه یا عضوی از سازمان نظر مثبت خود را در مورد فردی بیان می‌کنید، باید بتوانید زمینه لازم برای بهبود مهارت‌ها و ارتقا خصوصیات تاثیرگذار را نیز فراهم نمایید. برخلاف فیدبک مثبت، شناخت دقیق زمان و چگونگی ارائه انتقادات سازنده، کمی دشوار است. در این بخش، نکات مهمی که برای ارائه انتقاد باید مدنظر داشته باشید را شرح خواهیم داد.
زمانی که می‌خواهید از یک موضوع یا فردی انتقاد کنید، باید توجه داشته باشید که انتقادات به اندازه کافی سازنده باشند. البته برای اینکه فرد، اعتماد به نفس خود را از دست ندهد و تا حدودی از عملکرد خود مطمئن شود، بهتر است به جنبههای مثبت کارهایش نیز اشاره کنید. به یاد داشته باشید که تعریف از ویژگی‌های مثبت مخاطب، نباید قبل یا بعد از انتقاد صورت بگیرد. اگر در حین انتقاد، ویژگی‌های مثبت نیز ذکر شوند، این کار باعث می‌شود تاثیرگذاری انتقاد تا حد زیادی کاهش یابد. شما می‌توانید سخنان خود را با اشاره مختصری به کارهای مثبت شروع کنید و با چگونگی بهبود یا ارتقا آن‌ها به پایان برسانید.
برخلاف فیدبک‌های منفی، انتقادات سازنده باعث می‌شوند کارکنان نقاط ضعف و دلیل اهمیت بهبود ویژگی‌های منفی را در خودشان بشناسند. همچنین، انتقاد سازنده علاوه بر بیان نقاط ضعف، راه حلی برای بهبود اوضاع را نیز به مخاطب نشان می‌دهد. به عنوان مثال، اگر کارمندان سازمان شما به طور مداوم ایمیل‌های اشتباهی به مشتریان ارسال می‌کنند، به جای آن که از آن‌ها بخواهید بیشتر دقت کنند، باید اهمیت ارسال ایمیل‌های صحیح را برایشان روشن کنید.
بدین منظور، بهتر است مثالی بزنید و در آن شفاف‌سازی کنید که در انجام کارهایی مانند ارسال پیام، باید یک بار متن آن را بازبینی کنند. به بیانی دیگر، به آن‌ها بفهمانید که برای جلوگیری از اشتباه، پیش از ارسال، یک بار پیام را بخوانند و از اشتباهات احتمالی جلوگیری کنند. علاوه بر این می‌توانید در پیدا کردن یک طرح مناسب برای بهبود تایپ متون و تصحیح غلط‌های املایی نیز به آن‌ها کمک کنید.
روشن است که ارائه بازخوردهای سازنده یا همان انتقادات، بخش ضروری از مشاغل است. اما باید به این نکته توجه داشته باشید که ایجاد محیط کاری منفی، پر از اعتراض و انتقاد به دیگران، می‌تواند آسیب‌های جدی به سازمان وارد کند! برای آن که بتوانید از ایجاد چنین محیط متشنجی جلوگیری کنید و در عین حال انتقادات خود را نیز بیان کنید، باید به ازای هر نظر منفی که ارائه می‌دهید، فیدبک مثبتی را هم بیان کنید.
شما باید بدانید که در هر شرایطی، بیان انتقادات به صورت حضوری خیلی بهتر و تاثیرگذارتر از روش‌های دیگر است. به عبارتی دیگر، برقراری ارتباط به صورت نوشتاری و بیان بازخورد منفی از این طریق، باعث سوبرداشت می‌شود. دلیل ایجاد چنین سوبرداشت‌هایی این است که مخاطب نمیتواند لحن صحبت شما و حالات چهره هنگام بیان کلمات را متوجه شود. بنابراین معمولا انتقاداتی که به صورت نوشتاری ابراز می‌شوند، به بدترین حالت ممکن از جانب مخاطب دریافت می‌گردند.
زمانی شما اجازه دارید انتقادات خود را بیان کنید که از آن به عنوان ابزاری برای ترغیب دیگران به پیشرفت و رشد شغلی آن‌ها بهره بگیرید. بنابراین از هرگونه سو استفاده شخصی از این ابزار جدا خودداری کنید! به بیانی بهتر، از انتقاد برای آزار دادن افرادی که با آن‌ها مشکل دارید و یا برای خالی کردن فشار عصبی خود استفاده نکنید. همچنین بیان بازخوردهای منفی به هرکس به غیر از مخاطب اصلی، کار بسیار غیراخلاقی می‌باشد.
فرقی نمی‌کند که شما در حال ارائه بازخورد به زیردستان یا همکارانتان باشید، به هر حال بهتر است موضوعی که درمورد دیگران نقد می‌کنید را درمورد خودتان نیز برطرف کنید. اگر خودتان دقیقا در همان زمینه‌هایی که از دیگران انتقاد می‌کنید، ضعف داشته باشید، بیان بازخوردهایتان هیچ فایدهای ندارد. چنین اظهار نظراتی نه تنها بی‌تاثیر هستند، بلکه از شما چهرهای غیرصادقانه و نامطمئن به دیگران نشان میدهند.
معمولا گوش دادن به انتقادات و پذیرفتن آن‌ها درمورد خودمان کمی دشوار است! بنابراین همان گونه که چگونگی انتقاد سازنده در مورد دیگران را تمرین می‌کنید، قابلیت پذیرش انتقاد درمورد خودتان را نیز یاد بگیرید. انجام این تمرین به شما کمک می‌کند تا مهارتهای انتقادپذیری در شما تقویت شده و تاثیرات مثبتی در روند پیشرفت شما پدید آید.
فقط زمانی مجوز انتقاد بدون سوال کردن را دارید که از شما بخواهند نظرتان را در مورد موضوعی بیان کنید! در غیر این صورت همواره پیش از بیان بازخوردهای منفی، از مخاطب خود بپرسید که آیا اجازه انتقاد از عملکرد او را دارید یا خیر. انجام این کار، سبب ایجاد اعتماد بین طرفین شده و آمادگی لازم برای شروع گفتگو را در مخاطب ایجاد می‌کند.
به طور کلی فرقی نمی‌کند که قصد شما انتقاد یا تعریف و تمجید است؛ به هر حال باید اظهار نظر شما کوتاه و مختصر باشد. علاوه بر این، لازم است نکات دیگری را برای افزایش تاثیرگذاری فیدبک خود رعایت کنید که این موارد عبارتند از:
تفاوتی ندارد که اکنون در چه موقعیت شغلی قرار گرفته‌اید، به هر حال آشنایی با میزان اهمیت بازخوردهای مثبت و مناسب در هر جایگاهی که باشید، یکی از الزامات مسیر شغلی شما است. به همین دلیل نیاز است مهارتهای مربوط به بیان نظرات مثبت و یا انتقاد را به خوبی کسب کنید. در این مقاله به طور کامل شرح دادیم که در شرایط مختلف چگونه می‌توانید به بهترین شکل، بازخوردهای مثبت یا منفی خود را ابراز کنید.
