ATS نرم افزار مدیریت فرآیند استخدام چیست؟


/

بسیاری از شرکت‎‌ها و سازمان‏‌های بزرگ در جهان، جهت سهولت در فرایند استخدام خود از سیستم‌‎ها و نرم افزارهای مختلف استخدامی استفاده می‌کنند. یکی از همین نرم افزارهای بسیار کاربردی، اتوماسیون استخدام و جذب (ATS)…

Moshavereh
برای مشاورۀ
انتخاب ATS مناسب
اینجا کلیک کنید
مرکز مشاوره رشدانا
مشاوره تخصصی اشتغال

بسیاری از شرکت‎‌ها و سازمان‏‌های بزرگ در جهان، جهت سهولت در فرایند استخدام خود از سیستم‌‎ها و نرم افزارهای مختلف استخدامی استفاده می‌کنند. یکی از همین نرم افزارهای بسیار کاربردی، اتوماسیون استخدام و جذب (ATS) می‌‎باشد. اینکه نرم افزار ATS چیست و چگونه در فرایند استخدام کارجویان، به کمک سازمان‏ها می‎آید موضوعی است که در ادامه راجع به آن صحبت می‎کنیم.

در واقع، فرایند جذب و استخدام در سازمان‏‌ها مانند تمام فرایندهای کاری دیگر نیازمند طراحی بهینه و پایش مناسب است. بنابراین، مدیریت فرایند پیچیده‎ای همچون استخدام، به‌ویژه هنگامی که حجم اطلاعات ورودی بالا باشد، مستلزم بهره گیری از سیستم‌‏های پیشرفته نرم افزاری همچون ATS است.

ATS که به آن سیستم ردیابی متقاضیان شغلی نیز گفته می‎‌شود، داده‎‌های افراد جویای کار را به صورت کاملا متمرکز جمع آوری می‎‌کند و سپس این داده‌‎ها را در اختیار مدیران و کارشناسان بخش استخدام قرار می‎‌دهد. به این صورت، کیفیت فرایند جذب و استخدام افزایش یافته و میزان دقت کارشناسان مربوطه نیز بیشتر از قبل خواهد بود.

در ادامه همراه رشدانا باشید تا علاوه بر بیان ویژگی‏‌های این نرم افزار، نحوه کار، مزیت‌ها و تأثیر آن بر رد یا قبول رزومه کارجویان را بررسی کنیم.

نرم افزار ats

نرم افزار ATS (ردیابی کارجویان) چیست؟ چه ویژگی‌هایی دارد؟

اتوماسیون استخدام و جذب (Applicant Tracking System) که به اختصار به آن ATS  گفته می‎شود؛ سیستمی پیشرفته و تحت وب است که فرایند استخدام متقاضیان کار، از ارسال رزومه تا تکمیل سایر فرم‏‌های سازمان را مدیریت و پایش می‎‌کند. در واقع مهم‏ترین ویژگی و مزیت این نرم افزار این است که جستجوی اطلاعات کاربران را تسهیل کرده و فرایند استخدام‌‎شان را سازماندهی می‌‎نماید. هر چند کاربرد سیستم ATS محدود به نظم بخشیدن به رزومه‏‌های دریفتی نبوده و به مدیران این اجازه را می‌‎دهد که با وارد برخی کلمات کلیدی در نرم افزار، رزومه‌‏های مورد نظر خود را از سایر درخواست‏‌های شغلی جدا کنند.

از دیگر موضوعاتی که در فرایند استخدام زمان بسیاری را از مدیران می‌گیرد، تطابق کارجویان با فرصت شغلی مورد نظر می‌باشد. به عنوان مثال، شرکتی برای استخدام بازاریاب محتوا آگهی استخدام انتشار کرده و پس از دو روز، بیش از هزار رزومه دریافت کرده است. گستره رزومه‏‌های دریافتی بعضا بسیار متنوع بوده و ممکن است از کارشناس دیجتیال مارکتینگ گرفته تا یک معلم زبان انگلیسی نیز در این میان درخواست استخدام داده باشند.

از این رو، ATS که نمونه‌ای پیشرفته از هوش مصنوعی است در اینجا به کمک کارفرما آمده و از میان هزار رزومه ارسال شده، تنها رزومه‌‎‏هایی که با عنوان شغلی بازاریاب محتوا همخوانی دارند را در اختیار کارفرما قرار می‎‌دهد.

 

ویژگی‌های اتوماسیون استخدام و جذب (ATS)

به طور کلی، نرم افزار جذب و استخدام دارای ویژگی‌های زیر می‌باشد:

  • کمک به تسریع و همچنین تسهیل فرایند استخدام
  • کاستن از هزینه‌های پروسه جذب و استخدام
  • عدم نیاز به استفاده از مقادیر بسیار زیادی از کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست
  • بالا رفتن میزان دقت در زمان استخدام افراد
  • امکان گرفتن گزارش در همه مراحل استخدام
  • تصمیم گیری راحت‌تر کارفرما
  • بهبود برند کارفرمایی

 

حتما بخوانید: برند کارفرمایی چیست؟ چطور برند کارفرمایی موفق بسازیم؟

 

نرم افزار ATS چگونه کار می‌کند؟

ATS ا ابتدا با انتشار یک موقعیت شغلی شروع به کار می‌کند. در واقع، این سیستم که قابلیلت اتصال به سامانه‌های ارسال آگهی استخدام آنلاین را دارد، فرصت‏های شغلی مورد نظر و شرایط آن را در بسترهای لازم برای کارجویان به اشتراک می‎‌گذارد.

سپس، کارجویانی که آگهی را مشاهده کرده‌اند، رزومه خود را ارسال می‌کنند و کارفرما قادر است مراحل کارگزینی این افراد را به راحتی دنبال کند. البته، در این سیستم امکاناتی نظیر فرم‌های از پیش آماده شده نیز وجود دارد که می‏توان از کارجو تقاضا کرد همزمان با ارسال رزومه این فرم‌ها را تکمیل نماید. این فرم‌ها به شناخت بهتر توانایی‌ها و شخصیت کارجویان کمک کرده و کارفرما را در انتخاب گزینه بهتر، یاری می‌کنند.

نحوه کار برخی از این سیستم‌ها اینگونه است که با استفاده از کلمات کلیدی تعیین شده از سوی مدیر منابع انسانی، کارجویان قوی از افراد ضعیف فیلتر و یا جدا می‌شوند. این در حالی است که در این روش احتمال خطا وجود دارد اما کارفرما ناچار به انجام است. چرا که او را از بررسی تعداد بسیار زیادی رزومه، بی نیاز کرده و استخدام موفق‌‎تری را برای افراد رقم می‎زند.

در مرحله آخر، بدون نیاز به تماس تلفنی یا درخواست حضور، از طریق سامانه به ایمیل افراد متقاضی کار اعلام می‌‎شود که رزومه آن‎ها انتخاب یا رد شده است. ویژگی مثبت دیگر این نرم افزار، در این است که مدیر منابع انسانی را قادر می‎سازد تا مدت‌ها رزومه‌های دلخواه را در دیتابیس ذخیره کند. به این شکل، رزومه‏‌های قوی، برای مدت‌های طولانی نزد مدیر باقی مانده و در نیازهای شغلی بعدی نیز می‏تواند به آن‏ها دسترسی داشته باشد.

نرم افزار مدیریت استخدام

چرا سازمان‏‌ها از سیستم ATS استفاده می‌کنند؟ (مزیت‌های ATS)

احتمالا این پرسش برایتان بوجود آمده که چرا مدیران بخش منابع انسانی، از اتوماسیون استخدام و جذب استفاده می‌کنند؟ به طور کلی باید گفت که این سیستم، گرارشات نموداری بسیار حرفه‌‏ای و پیچیده را در اختیار مدیران منابع انسانی قرار می‌دهد و از این رو، یک ابزار فوق العاده مناسب جهت بهینه سازی و سازماندهی فرایند استخدام نیروی انسانی محسوب می‏‌شود.

به طور معمول، شرکت‌‏ها آگهی‌‏های استخدامی خود را در زمان‌‏هایی مشخص منتشر می‌‏کنند و در این آگهی‌ها چندین فرصت شغلی وجود دارد. همین امر باعث می‌شود روزانه حجم بسیار بالایی از رزومه‏ به سمت مدیران سرازیر شود از سوی دیگر، خیلی از افراد جویای کاری که صلاحیت استخدام در آن عناوین شغلی را ندارند با این تصور که سنگ مفت، گنجشک مفت، درخواست کار خود را ثبت کرده و ایمیل می‌کنند.

حال پی بردید که یک فرایند به ظاهر ساده، تا چه حد درگیری و مشغله ذهنی برا مدیران انسانی ایجاد می‌کند؟ در مجموع، فرایند جذب و استخدام اگر بدون بهره گیری از ATS انجام شود، زمان و انرژی بسیار زیادی را هدر خواهد داد.

سیستم هوشمند ATS، می‏تواند تمام رزومه‌های دریافت شده را در یکجا جمع آوری و نگهداری کند، رزومه‌ها را سازماندهی کرده و با انجام اولویت بندی خودکار، رزومه‌های برتر را انتخاب نماید. از سوی دیگر، بخاطر عدم استفاده از کاغذ و ثبت اطلاعات کارجویان در نرم افزار، امکان گم شدن اطلاعات به صفر خواهد رسید.

این نرم افزار، ارتباط میان واحد منابع انسانی و کارجویان را آسان می‌کند، دارای امکانات جانبی متعدد همچون کامنت گذاری و رتبه بندی می‌باشد و به بررسی تطابق میان رزومه‌های دریافتی با عنوان شغلی مورد نظر می‎پردازد.

از دیگر مزیت‌ها و دلایل بکارگیری اتوماسیون جذب و استخدام می‏توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • کاهش خطای انسانی
  • گردآوری رزومه‌های ارسالی از درگاه‌های مختلف
  • رتبه بندی و امتیازدهی به درخواست‌های کاری
  • صرفه جویی در زمان، هزینه و انرژی شرکت
  • نمایش لیست رزومه‌های آماده جهت مصاحبه
  • حذف درخواست‌های غیر مرتبط
  • عدم نیاز به ارسال تعداد بسیار زیاد مشخصات شرکت همچون آدرس، تلفن، ایمیل و… به متقاضیان
  • دستیابی سریع و بدون وقفه به اطلاعات یک متقاضی از میان هزاران اطلاعات ثبت شده
  • عدم تأخیر در ارتباط با کارجو و از دست ندادن افراد متخصص برای استخدام
  • عدم نیاز به کار همزمان با چندین اپلیکیشن مانند تقویم، رسانه‌های اجتماعی، ایمیل و…

 

حتما بخوانید: گام به گام فرآیند جذب منابع انسانی

 

سیستم ATS چگونه بر انتخاب یا رد رزومه افراد تأثیر می‎گذارد؟

در ادامه خواهیم گفت که این اتوماسیون پرکاربرد و مفید، با چه روشی می‌تواند رزومه‌های برتر را شناسایی کرده و درصد خطای انسانی در انتخاب کارجویان توانمند را کاهش دهد.

 

مشاهده رزومه‌ها توسط مدیر

بهتر است بدانید، مدیران چیزی حدود 5 تا 7 ثانیه زمان برای رؤیت درخواست‌های کاری ارسال شده زمان نمی‌گذارند. آن‏ها نگاهی کلی به مهارت‌ها، سوابق شغلی و تحصیلات افراد کرده و در همان زمان اندک گفته شده تصمیم می‎گیرند، راجع به کارجوی مورد نظر اطلاعات بیشتری کسب کنند یا نه!

 

امتیازدهی خودکار اتوماسیون

همانطور که می‌‎دانید این نرم افزار قابلیت انطباق مشخصات ارسال شده با عنوان شغلی مورد نظر را دارد. از این رو، به جای اینکه کارفرما برای مشاهده رزومه‌ها وقت بگذارد، با ارائه یک دستور به نرم افزار، می‎تواند رزومه‌ها را بر اساس امتیاز دریافت شده از سوی اتوماسیون، طبقه بندی کند. سپس، برای رزومه‌های انتخابی به میزان کافی وقت گذاشته و تمرکز خود را بر تعداد محدودی از درخواست‏‌ها قرار دهد.

 

فیلتر کردن رزومه‌ها توسط کلمات کلیدی

هیچ می‌دانستید که اتوماسیون ATS قابلیت سرچ کلمات کلیدی را دارد؟ مدیران منابع انسانی دقیقا با استفاده از همین گزینه، کلمات کلیدی خود را در بخش‎های مختلف رزومه‌ها همچون مهارت‌ها، سوابق، تحصیلات و… جستجو کرده و به فیلتر کردن درخواست‌ها می‎پردازند.

به عوان مثال اگر مدیری قصد استخدام فردی در جایگاه مدیر روابط عمومی را داشته باشد، کافی است کلمه “مدیر/ کارشناس روابط عمومی” را در میان عناوین شغلی سرچ کند. هر چند، سرچ از حالت ساده نیز می‏تواند خارج شده و حالت پیچیده‎تری داشته باشد. در هر صورت، مدیران با جستجوی کلمات کلیدی مورد نظر خود، به تمام رزومه‌هایی که دارای همان عنوان باشند دسترسی پیدا کرده و سایر رزومه‌ها شانسی برای دیده شدن نخواهند داشت.

از این رو، ما در رشدانا توصیه می‏کنیم، علاوه بر مطالعه مقالات مرتبط با نگارش رزومه، در زمان نوشتن رزومه نیز به کلمات کلیدی مورد  نظر کارفرما دقت کافی داشته باشید. یک روش ساده برای دستیابی به این کلمات کلیدی، بررسی دقیق شرح شغل شغلی در آگهی‏ استخدامی است. یعنی اگر در آگهی عنوان کارمند اداری را مشاهده کردید، حتما این کلمه را در رزومه خود قید کنید تا شانس استخدام شدن‎تان افزایش یابد.

 

و اما جمع بندی

در طول این مقاله از رشدانا، تلاش کردیم علیرغم پاسخ به سؤال نرم افزار ATS چیست، نحوه کار این اتوماسیون را نیز توضیح دهیم. در واقع این نرم افزار، به تشخیص سریع کارجویان برتر کمک کرده و به فرایند جذب و استخدام شرکت‌ها شتاب می‌دهد.

همانطور که گفتیم، روش کار این اتوماسیون به گونه‌ای است که مدیران منابع انسانی را از به کارگیری همزمان چند اپلیکیشن بی نیاز خواهد کرد. از سوی دیگر، کافی است که کارفرما در میان رزومه‌های دریافت شده، یک کلمه کلیدی را جستجو کند؛ نتایج بدست آمده همان چیزی است که او می‏خواهد و به این شکل، سایر رزومه‌ها شانسی برای دیده شدن نخواهند داشت.

آیا تا به حال از نرم افزار ATS استفاده کرده‌اید؟ به نظر شما بهره گیری از چنین سیستم‌هایی تا چه حد به استخدام افراد شایسته کمک خواهد کرد؟ نظرات ارزشمند خود را با ما به اشتراک بگذارید.

راضیه حبیبی

کارشناس حقوقی که علاقه ش به حوزه دیجیتال باعث آشناییش با رشدانا شد، دوره هفدهم رشدآموزی و مسیر رشد سئو رو گذرونده، خوشحاله از بودن کنار تیم حرفه ای تولید محتوا رشدانا و هدفش گره خورده با افزایش سطح آگاهی خودش و دیگران.

دوره آموزشی پیشنهادی

دوره حرفه ای آموزش مدیریت منابع انسانی

Human Resource Generalist

استخدام موفق با مدیر منابع انسانی محقق می شود

ورود به دنیای حرفه‌ای کارآموزی

درخواست کارآموزی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.




مشاوره رایگان بگیرید 05138820500 9:00 تا 16:00

×
roshdana aparat roshdana instagram roshdana twitter roshdana telegram roshdana linkedin