شرح شغلی چیست؟ چگونه میتوان آن را نوشت؟


آیا تاکنون به این موضوع فکر کرده‌اید که یک شرح شغلی خوب و استاندارد تا چه حد می‎تواند برای سازمان مفید باشد؟ اگر شما هم جزء آن دسته از مدیران یا کارکنانی هستید که گمان می‌کنید شرح شغل، صرفا یک تکه کاغذ بدون استفاده است و جای آن در بایگانی می‌باشد؛ کاملا در اشتباهید! واقعیت این است که هنوز یا استفاده کاربردی از این کاغذ را نیاموخته و یا با مزایای بی‎شمار آن آشنا نیستید.

جالب است بدانید، بسیاری از مدیران، به بهانه‌‏های گوناگون از تنظیم یک شرح شغل استاندارد، فرار کرده و این کار بسیار مهم را به تعویق می‌اندارند. این مدیران، به درستی نمی‎دانند که وجود یک نمونه شرح شغل، تا چه اندازه می‏تواند به ارتقاء سازمان و مدیریت بهینه امور کمک کند. اگر هر یک از کارکنان به وضوح بدانند که باید چه کاری انجام دهند و چه کارهایی در حیطه وظایف آنان قرار ندارد؛ به مراتب عملکرد بهتری دارند. از سوی دیگر، این امر موجب افزایش بهره‌‏وری آنان شده و اینگونه مدیران حتی از راه دور هم می‏توانند اداره امور را تحت نظر داشته باشند.

ما در این مقاله از رشدانا، قصد داریم درمورد مزایا و نحوه تنظیم شرح شغلی، به صورت کامل صحبت کنیم. از یاد نبرید که این موضوع از اهمیت فراوانی برخوردار است. چرا که شفافیت در تعیین وظایف، منجر به کاهش بار مدیریتی امور شده و سپس می‎توانید بر مسائل مهمی همچون توسعه و رشد سازمان خود تمرکز کنید.

شرح شغلی چیست؟

شرح شغلی (Job Description) که به اختصار به آن JD گفته می‎شود، یکی از کارآمدترین ابزار مدیریتی در مدیریت منابع انسانی می‌باشد. یک شرح شغلی استاندارد به طور کلی دارای جزئیات زیر می‏‌باشد:

  • توضیح کاملی از مسئولیت‌‏ها، وظایف و اختیارات یک موقعیت شغلی
  • شناسه شغل که شامل جزئیات ضروری شغل است.
  • میزان حقوق یا دستمزد
  • مدیر بالا دستی و سرپرست فرد
  • مزایای کار
  • معیارهای ارزیابی عملکرد کارمند
  • شرایط و موقعیت محیط کاری

یکی از مهم‏ترین کارکردها و دلایل ایجاد شرح شغل‌ها، این است که به متقاضیان استخدام و کارجویان کمک می‌کند تا پیش از ارسال رزومه و یا انجام مصاحبه، تصمیم بگیرند برای فرصت شغلی مورد نظر مناسب هستند یا نه؟ چه بسا فردی به یک پوزیشن شغلی علاقمند باشد اما این علاقه صرفا به خاطر تصورات او شکل گرفته باشد. از این رو، اطلاع یافتن از تمام جزئیات یک فرصت شغلی، باعث می‎شود فقط افرادی که شرایط کاری موجود در شرح شغل را دارا هستند برای استخدام اقدام کرده و سایر متقاضیان، از آن صرف نظر نمایند.

جالب است بدانید حدود 52 درصد از کارجویان، وجود شرح شغلی را بر بسیار مهم دانسته و تأکید کرده‌اند که این موضوع تأثیر چشمگیری بر تصمیم‎شان داشته است.

 

برای تدوین شرح شغل چگونه یک موقعیت شغلی را ارزیابی کنیم؟

همانطور که اشاره کردیم، هر موقعیت شغلی، باید دارای یک شرح شغل باشد. به عبارت دیگر، مدیر منابع انسانی موظف است پس از بررسی و تحلیل جایگاه‌‏های شغلی سازمان، نسبت به نوشتن شرح شغل اقدام کند. اما برای این کار او باید یک جایگاه شغلی را از دو بعد زیر بررسی کند. این ابعاد عبارتند از:

 

 بعد اول: شرح موقعیت شغلی (Job Description)

در جاب دیسکریپشن، باید تمام موارد زیر لحاظ شوند:

  • فرد دارای پست مورد نظر با چه افرادی سر و کار دارد؟ (مخاطبان او) آیا مخاطبان او مشتریان هستند یا همکاران و یا مدیران بخش‌های دیگر؟
  • چه تخصص‌هایی برای انجام بهتر امور این جایگاه نیاز است؟
  • موقعیت شغلی مدنظر دارای چه وظایف و مسئولیت‌هایی است؟
  • کارمند مورد نظر باید در چه محیطی مشغول به کار شود؟ داخل سازمان یا بیرون از آن؟
  • تعداد ساعات کاری، روزهای تعطیل و غیر تعطیل
  • دورکاری یا حضوری بودن.

به یاد داشته باشید که شرح شغلی، فقط منحصر به اینگونه موارد بیان شده نیست و در مرحله بعد باید تمام ویژگی‌های مورد نیاز کارمند را نیز بدست آورید.

 

بعد دوم: شرح توانمندی‌ها و ویژگی‌های فردی کارمند (Job Specification)

در اینجا، تمام ویژگی‌هایی که یک کارمند برای تصدی شغل لازم دارد را بررسی می‏کنیم. در این حال، توصیه می‎شود با دقت کامل، این خصوصیات را شناسایی کرده و حتما در زمان استخدام به کارمند خود ارائه دهید. این ویژگی‌ها عبارتند از:

  • سن مناسب برای اشتغال در پست مورد نظر
  • جنسیت، وضعیت تأهل و تجرد، وضعیت سلامت جسمی و روانی
  • ویژگی‌های شخصیتی مورد نیاز برای یک موقعیت شغلی (مثلا اهل چالش، خلاق بودن و هر خصوصیتی که برای موفقیت در آن شغل لازم است)
  • توانمندی‌ها و مهارت‌های کارمند (اعم از مهارت‌های نرم و مهارت‌های سخت)

job description

مزایای شرح شغلی چیست؟

همانطور که می‎دانید فرایند جذب و استخدام، بسیار پیچیده است. از این رو، هزینه‌های فراوانی نیز بر سازمان تحمیل می‌کند. تهیه و تنظیم یک شرح شغل استاندارد، کمک می‌کند تا شایسته‌ترین افراد را استخدام کنید. چرا که افراد متقاضی پس از مطالعه شرح وظایف، تصمیم می‌گیرند برای این شغل مناسب‌اند یا نه. این امر از سویی باعث جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی افراد کارجو می‎شود و از طرف دیگر، سازمان را درگیر فرایند مصاحبه با افراد ناکارآمد نمی‌‎کند.

علاوه بر آن JD دارای مزیت‌هایی از جمله موارد زیر می‏‌باشد:

  • تعیین و تفکیک دقیق مسئولیت هر جایگاه شغلی
  • ارزیابی بهتر موقعیت‌های شغلی به دلیل شفافیت در مسئولیت‌ها و وظایف
  • طبقه بندی مشاغل و تعیین ساختار سازمان
  • آموزش صحیح و متناسب با هر جایگاه شغلی
  • تقسیم امور و جلوگیری از سردرگمی و کلافگی کارکنان
  • از میان بردن موازی کاری‌ها در سازمان
  • افزایش چشمگیر بازدهی سازمان و سیستم سازی صحیح

 

حتما بخوانید: گام به گام فرآیند جذب منابع انسانی

 

چه سؤالاتی در پرسشنامه شرح شغلی قرار می‌گیرند؟

یکی از شیوه‌های تدوین شرح شغل که در ادامه به آن اشاره می‎کنیم، پرسش و پاسخ است. نوشتن این پرسشنامه، مستلزم طراحی سؤالات کاربردی است. در همین راستا، می‏توانید از پرسش‌های زیر استفاده کنید.

  • نام موقعیت شغلی چیست؟
  • برای تصدی این شغل، فرد باید چه ویژگی‌های شخصیتی داشته باشد؟
  • وظایف اصلی کارمند ما در جایگاه شغلی چیست؟ (مسئولیت‌هایی که کارمند به تنهایی بر عهده دارد)
  • کارمند دارای چند وظیفه فرعی است؟
  • سرپرست یا مدیران بالادستی کارمندان چه کسانی هستند؟ کارمند در برابر آن‏ها چه مسئولیت‌هایی دارد؟
  • محل انجام کار، ساعات کاری و تعطیلی‌ها چگونه‌اند؟
  • کارمند بایستی دارای مدرک تحصیلی یا گواهینامه باشد؟ نوع آن را مشخص کنید.
  • چه آموزش‌هایی برای ارتقاء کارمند ضروری است؟

 

روش‌های جمع آوری اطلاعات برای نوشتن شرح شغلی

بسیاری از مدیران و کارکنان واحد منابع انسانی (HR) در جمع‎‌آوری اطلاعات مورد نیاز شرح شغلی با مشکل مواجهند. بنابراین در این قسمت، روش‌های رایج در دستیابی به اطلاعات لازم را توضیح می‏دهیم. این روش‌ها عبارتند از:

 

مصاحبه با متخصصان

در این روش، تیمی از افراد متخصص که شامل سرپرست، افراد با سابقه و شاغل در همان پست، مدیران ناظر بر آن جایگاه شغلی و حتی اساتید متخصص دانشگاهی تشکیل می‎شود. این تیم با هم‎فکری یکدیگر، شرح شغلی یک پست سازمانی را بررسی و سپس، طراحی می‌کنند.

البته در اینجا علیرغم تمامی نکات مثبتی که شاهد آن هستیم، متأسفانه به نظرات و تجربیات کارمند توجهی نمی‎شود. از آن مهم‌تر، ممکن است تیم متخصصان واقعیت‌های حال حاضر شغل را ندانند و تصمیمات اشتباهی اتخاذ کنند.

بهتر است بدانید مصاحبه دارای انواع زیر است:

  1. مصاحبه گروهی: که در بالا به آن اشاره کردیم.
  2. مصاحبه انفرادی: با هر یک از متخصصان گفته شده به تنهایی مصاحبه می‎شود.
  3. مصاحبه آزاد: هیچ ساختار از پیش تعیین شده‏ای ندارد و مسیر آن براساس گفتگوها و مباحثات میان مصاحبه کننده و مصاحبه شونده پیش می‏رود.
  4. مصاحبه بسته: برخلاف مصاحبه باز، سؤالات از قبل طراحی شده و تمام جنبه‏های شغل مورد نظر در میان سؤالات لحاظ شده است. بنابراین، گفتگو براساس سؤالات مصاحبه کننده پیش خواهد رفت.

 

گزارش‎دهی توسط کارمند

در این روش، از فرد کارمند خواسته می‎شود که به ثبت دقیق وقایع روزانه بپردازد. هر چند این روش، بسیار توصیه می‎شود اما باید این احتمال را داد که ممکن است کارمند در گزارشات خود اغراق کند. برای جلوگیری از این مشکل، کافی است کارشناس HR سازمان مدتی در پست مورد نظر مشغول به کار شده و تجربه‏های خود را مکتوب کند.

البته، این راه هم برای مشاغل ساده امکان پذیر است و در مشاغلی که نیازمند مجموعه‏ای از مهارت‏های پیچیده هستند، شدنی نیست.

 

مشاهده مستقیم

جالب است بدانید که برخی از مشاغل را می‏توان با استفاه از روش مشاهده مستقیم مورد مطالعه قرار داده و سپس یک شرح شغلی استاندارد برای آن ایجاد کرد. برای مشاهدات بلند مدت، می‏توان به جای نظارت هر روزه و مستقیم فرد تحلیلگر، از دوربین فیلم برداری استفاده نمود.

فرد تحلیلگر با یادداشت برداری و نوشتن فعالیت‌های کارمند، می‏تواند نتیجه گیری خوبی داشته باشد. اما این روش، برای مشاغلی مثل پزشک که فعالیت فیزیکی دارند مناسب است و برای مشاغل شناختی همچون یک ریاضیدان، کارایی ندارد.

 

 پرسشنامه

مهم‎ترین مزیت پرسشنامه این است که علاوه بر کاهش هزینه‌های جمع آوری اطلاعات، می‏توان در کوتاه‌ترین زمان ممکن به اطلاعات مورد نظر دست یافت. اصولا، پرسشنامه‌ها دارای سؤالات عینی و قضاوتی هستند که در حدود 4 تا 6 صفحه طراحی می‎شوند و اتفاقا طرفداران بسیاری هم دارند.

 

جمع بندی

ما در این مقاله از رشدانا، به ابعاد مختلفی از شرح شغلی اشاره کرده و توضیح دادیم که برای تدوین جاب دیسکریپشن پست‌های سازمان، چه روش‌هایی وجود دارد. چنانچه، در پست مورد نظر یک یا چند کارمند در حال فعالیت هستند، از آن‎های برای نوشتن شرح شغل کمک بگیرید و اگر به تازگی قرار است چنین پست سازمانی را راه اندازی کنید، از تجربیات متخصصان این حوزه بهره مند شوید.

آیا تا به حال تجربه تدوین شرح شغل یا JD را داشته‎اید؟ اگر در این زمینه همچنان سؤال یا ابهامی دارید آن را در قسمت‏ کامنت‏ها با ما در میان بگذارید. تجربه‏ها و نظرات ارزشمندتان، تکمیل کننده مطالب این مقاله است.

راضیه حبیبی

کارشناس حقوقی که علاقه ش به حوزه دیجیتال باعث آشناییش با رشدانا شد، دوره هفدهم رشدآموزی و مسیر رشد سئو رو گذرونده، خوشحاله از بودن کنار تیم حرفه ای تولید محتوا رشدانا و هدفش گره خورده با افزایش سطح آگاهی خودش و دیگران.

ورود به دنیای حرفه‌ای کارآموزی

درخواست کارآموزی

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.




مشاوره سریع با ما

    captcha

    [telegram]

    
    ×
    roshdana aparat roshdana instagram roshdana twitter roshdana telegram roshdana linkedin