گزارش نویسی و مکاتبات اداری

هنگامی که در محیط کار یا دانشگاه، صحبت از گزارش نویسی می‌شود، ناگهان دچار نگرانی می‌شوید؟ نمی‎دانید که دقیقا باید چه چیزی بنویسید؟ با چه هدفی و به چه شخصی بنویسید؟ چقدر بنویسید؟ یک صفحه؟ ده صفحه یا چند خط؟ چگونه بنویسید؟ قالب های استانداردی که برای نوشتن گزارش وجود دارد را نمی‌شناسید؟

آموزش گزارش نویسی، از جمله ضروری ترین مهارت هایی است که پیش از استخدام و یا راه اندازی کسب و کار، باید نسبت به یادگیری آن اقدام کنید، زیرا نوشتن یک گزارش دقیق، شفاف و طبق ساختار؛ نقشی کلیدی در موفقیت و پیشرفت در فضای کاری و محیط تحصیلی تان دارد.

گزارش چیست؟

به اطلاعاتی که راجع به یک موضوع معین، به فرد یا سازمانی مشخص، ارائه می‌شود گزارش گفته می‌شود. نحوه ارائه گزارش به دو صورت کتبی و شفاهی است، که به علت حجم زیاد کارهای روزانه در سازمان ها، دانشگاه ها و… اکثر گزارشات به صورت مکتوب ارائه می‌شوند.

ساختار گزارش ها بسته به نوع سازمان، اداره، دانشگاه و محلی که باید گزارش را به آنجا ارائه دهید، متفاوت است. بنابراین حتما پیش از اقدام به گزارش نویسی، دستورالعمل های مربوط به این کار را با دقت مطالعه کنید. البته قالب و ساختاری واحد وجود دارد که کلیه سازمان ها از آن پیروی می‎کنند؛ به این صورت که یک گزارش کامل را دارای بخش های زیر می‌دانند:

• چکیده یا خلاصه گزارش
• مقدمه
• متن اصلی گزارش
• نتیجه گیری، پیشنهادات و راهکارها

به یاد داشته باشید که رعایت ساختار گزارش، تنها قسمتی از یک گزارش کامل است. برای ارائه یک گزارش دقیق و بی نقص، نیاز به وجود ویژگی های یک گزارش خوب، شامل: مستند بودن، هدفمندی، دور از ابهام و تردید بودن و رعایت قواعد نگارشی است.

چرا یادگیری گزارش نویسی ضروری است؟

بخش اعظم تصمیم گیری های مدیران بر اساس گزارش های دریافتی از سوی کارکنان شان انجام می‌شود، در نتیجه هر گزارش به تنهایی قادر است بر میزان هزینه ها و مخارج، عملیات و پروژه ها، توبیخ و تشویق ها، استخدامی های پیش رو و حتی اخراج افراد از بدنه سازمان؛ تأثیر گذارد.

از سوی دیگر، مدیران دارای مشغله های فراوانی هستند و هر روزه تعداد زیادی گزارش دریافت می‎کنند، بنابراین دقت در نوشتن یک گزارش جامع و توجه به ویژگی هایی همچون: رعایت قالب مورد نظر مدیر، تحلیل اطلاعات، جمع بندی و ارائه راهکار می‎تواند موجب پیشرفت سازمان و نظم دهی به امور و در نهایت ارتقاء جایگاه تحصیلی و یا شغلی شما ‌شود.

مزایای ارزشمند کارگاه آموزش گزارش نویسی

• ارائه جذاب (تدریس صفر تا صد مباحث)
• پروژه محور بودن دوره (انجام پروژه جهت تسلط بیشتر به موضوع)
• منتورینگ (پشتیبانی منتور در صورت بروز هرگونه ابهام یا مشکل برای انجام پروژه)
• کیفیت بالا، قیمت مناسب

دستاوردهای رشدآموز در پایان کارگاه

در انتهای این دوره آموزشی، پس از آشنایی با کلیات گزارش نویسی، نحوه نوشتن نامه های اداری، انواع گزارش و ویژگی های یک گزارش کامل؛ تبدیل به یک گزارش نویس حرفه ای خواهید شد که بسیاری از موفقیت های سازمان با ارائه صحیح اطلاعات ارائه شده از سوی شما رقم خواهد خورد.